Accueil IA et automatisation des flux de travail pour la santé
Votre cabinet. Vos processus. Votre accueil IA.
talkaFlow prend en charge les appels, les e-mails, le chat web, l’enregistrement, les SMS et les tâches répétitives de l’accueil, selon le fonctionnement réel de votre clinique, et non selon un processus figé que vous devez contourner.
Modifiez une règle aujourd’hui. Testez-la aujourd’hui. Mettez-la en ligne aujourd’hui.
talkaVoice · talkaChat · talkaSMS · talkaCheckIn · talkaNotify · fonctionne avec votre logiciel de clinique
Voyez-le à l’œuvre
Découvrez Talka à l’accueil
Répondre, réserver, passer la main et garder une trace de chaque appel, en moins d’une minute.
Une seule plateforme
Un seul accueil. Toutes vos portes d’entrée.
Le même agent IA répond à votre ligne téléphonique, aux appels web et au chat de votre site, et répond aux SMS de relance, selon les mêmes règles de clinique et dans le même logiciel de clinique. Votre boîte de réception et l’enregistrement autonome à l’accueil fonctionnent eux aussi selon les règles que vous fixez.
- Téléphone talkaVoice Répond à chaque appel, 24/7
- Chat web et appels web talkaChat Sur votre site, dans un lien ou sur un QR code
- SMS talkaSMS SMS de confirmation, liens vers les formulaires et réponses aux SMS de relance
- Enregistrement talkaCheckIn Enregistrement autonome sur votre propre iPad, avec les étapes que vous choisissez
- E-mail Automatisation des e-mails Nouveau La boîte de réception de votre clinique, lue, triée et transmise à la bonne personne
- Téléphone talkaVoice Répond à chaque appel
- Site web talkaChat Chat, lien ou QR code
- Entrée talkaCheckIn Enregistrement autonome
- Écrit dans Votre logiciel de clinique Rendez-vous et arrivées · par ex. Best Practice
- Transmet à Suivis Tâches pour l’accueil
- S’affiche sur talkaNotify L’écran de l’accueil
Vos règles
Conçu selon le fonctionnement réel de votre clinique
Chaque cabinet a ses propres médecins, règles de rendez-vous, règles de facturation et circuits d’escalade. talkaFlow est configuré selon ces règles, au lieu d’imposer à votre équipe un processus figé.
Nouveau patient
- 1 Nouveau patient
- 2 Inscrire le patient
- 3 Type de rendez-vous
- 4 Médecin et horaire
- 5 Réservation
- 6 SMS de confirmation et formulaire d’inscription
- 7 Suivi par l’équipe si nécessaire
Rendez-vous TDAH
- 1 Demande TDAH
- 2 Confirmer le type de patient
- 3 Médecin habilité
- 4 Durée du rendez-vous
- 5 Règle de facturation
- 6 Réservation
- 7 Formulaire ou suivi requis
Après la fermeture
- 1 Appel hors horaires
- 2 Identifier la demande
- 3 Votre règle pour les appels urgents
- 4 Réponses tirées de vos informations validées
- 5 Suivi consigné dans votre portail
- 6 Résumé envoyé par e-mail à votre équipe
- 7 Rappel par l’équipe le lendemain
Trois exemples de règles qu’une clinique peut définir. Les vôtres sont configurées selon votre clinique.
Votre clinique évolue. Votre automatisation doit évoluer avec elle.
Modifiez un processus en brouillon, testez-le et publiez-le quand vous êtes prêt, sans attendre la feuille de route produit de quelqu’un d’autre. Revenez à n’importe quelle version précédente et limitez les droits de publication aux membres de l’équipe de votre choix.
- Modifier en brouillon
- Tester
- Publier
Revenir en arrière à tout moment
Fonctionne dans vos vrais systèmes
Il travaille directement dans votre logiciel de clinique
Votre accueil IA répond aux appels avec talkaVoice et aux chats de votre site avec talkaChat, et travaille dans le vrai agenda de rendez-vous que votre clinique utilise déjà. Tout ce qu’il réserve est immédiatement visible par votre équipe.
- Retrouve le patient et vérifie son identité Avant de toucher à un rendez-vous, il vérifie le patient dans votre logiciel de clinique, par ex. Best Practice.
- Trouve le bon médecin et propose de vrais créneaux libres Demandez un médecin par son nom, ou prenez le premier créneau disponible.
- Prend, déplace et annule les rendez-vous Directement dans votre agenda, avec un SMS de confirmation après une réservation par téléphone.
- Met à jour les coordonnées, avec votre accord Un nouveau mobile, e-mail ou adresse est soumis à votre équipe pour validation avant d’être inscrit au dossier.
- Respecte vos règles de réservation Le préavis minimum pour un rendez-vous le jour même, le nombre de créneaux à proposer, jusqu’à quand chercher.
- Répond à partir des informations de votre clinique Horaires, stationnement, services : il est configuré pour répondre à partir de ce que vous avez rédigé, et pour proposer un rappel par votre équipe lorsqu’il ne sait pas.
Fonctionne avec
- Best Practice via Halo Connect
- Cliniko
- Tyro Health
- Microsoft 365 ou Gmail
- Votre trunk SIP ou votre PBX (par ex. 3CX)
- SMS
- Votre site web
Avec Cliniko, il vérifie les disponibilités, réserve, reprogramme et annule les rendez-vous, et retrouve les patients existants par nom et date de naissance. Vérification de l’éligibilité Medicare et DVA via Tyro Health, mise en place une fois votre clinique connectée.
- Patient trouvé dans Best Practice Sam Taylor · date de naissance confirmée
- Vrais créneaux libres proposés Dr Nguyen · ven. 10 h 15 ou 11 h 40
- Rendez-vous pris Ven. 10 h 15 avec le Dr Nguyen
- SMS de confirmation envoyé Au numéro d’où vient l’appel
Médecins et salles
« Avez-vous un médecin qui parle mandarin ? »
Rédigez une fois le profil de chaque médecin (langues, genre, services) et attribuez les salles du jour. L’IA répond à partir des profils que vous publiez, affiche des fiches médecins dans le chat web et ne recommande jamais un médecin en fonction d’un problème de santé.
- Seuls les profils publiés sont utilisés ; les brouillons restent privés
- La salle du médecin pour la journée s’affiche sur l’écran d’enregistrement
Langues
Localisé, pas simplement traduit
Parler une langue ne suffit pas pour l’accueil médical. talkaFlow est ajusté à la façon dont les patients donnent réellement leur nom et demandent un rendez-vous, et chaque langue dont votre clinique a besoin est ajustée lors de votre mise en place.
Nous ajustons chaque langue prise en charge séparément, plutôt que d’ajouter un modèle de traduction de plus.
Noms chinois
- Nom de famille ou prénom en premier : il retrouve le patient dans les deux cas
- Les noms de famille chinois et vietnamiens courts ne sont pas confondus avec des noms similaires
Noms arabes et du Moyen-Orient
- Noms de famille en plusieurs parties et composés (al, abu, bin, ibn…), quelle que soit leur graphie
- Recours à la date de naissance lorsque l’orthographe diffère
Patients et médecins
- Oriente les patients vers des médecins qui parlent leur langue
- Chaque langue que vous activez est ajustée lors de votre mise en place
IA maîtrisée
Maîtrisée. Vérifiable. Traçable.
Nous réduisons les hallucinations de l’IA dès la conception : talkaFlow répond à partir des informations validées de votre clinique et des données en direct de vos systèmes, n’agit que par les actions que vous avez définies, et passe la main à votre équipe lorsqu’une demande sort du processus.
Si une IA parle à vos patients, vous devez toujours pouvoir voir exactement ce qu’elle a dit et ce qu’elle a fait.
- Chaque appel enregistré (désactivable), transcrit et résumé
- Un journal de ce que l’IA a fait à chaque appel : réservations, transferts et suivis
- L’heure de chaque appel, et comment il s’est terminé
- Modifiez en brouillon, publiez quand vous êtes prêt, revenez à n’importe quelle version précédente ; la publication peut être limitée aux membres de l’équipe de votre choix
- Votre ligne signalée en rouge lorsque les transferts dépassent 30 % ou les appels échoués 10 %
Confidentialité des patients
La confidentialité des patients, en termes simples
Ce que fait la plateforme aujourd’hui, sans jargon.
Hébergé en Australie
Vos données sont hébergées localement en Australie, avec une protection de niveau médical, et les données des patients ne quittent pas le pays.
Effacement au bout de 7 jours
Les données des patients sont effacées des historiques de chat au bout de 7 jours.
Impossible de se faire passer pour un patient
Le chat web vérifie les informations du patient avant de partager quoi que ce soit de son dossier.
Des SMS au vrai numéro
Les confirmations et les liens de formulaire ne partent que vers le numéro d’où vient l’appel.
Accès selon le rôle
Le personnel voit ce que son rôle autorise, et les modifications sont inscrites dans un journal d’audit.
Rien n’est en ligne avant d’être publié
Les modifications de votre réceptionniste restent des brouillons jusqu’à ce qu’une personne autorisée à publier les publie.
Des liens d’enregistrement qui expirent
Les liens partagés vers les enregistrements expirent par défaut au bout de 30 jours, et vous pouvez les révoquer à tout moment.
Discrétion à la borne
L’écran d’enregistrement affiche une initiale et le nom de famille, jamais le nom complet.
Vous voulez les détails ? Nous vous expliquons où fonctionne chaque élément et ce qu’il conserve. Posez-nous la question
Nouveau
Votre boîte de réception peut aussi devenir un processus
talkaFlow traite aussi la boîte de réception de votre clinique : chaque e-mail est compris et trié, les questions validées reçoivent une réponse, le bon membre de l’équipe est désigné et prévenu, et le suivi est tracé jusqu’à sa clôture.
Pour des demandes comme
- Demandes de rendez-vous
- Questions des patients
- Lettres d’adressage
- Ordonnances
- Formulaires
- Demandes de dossiers
- Factures
- Questions de facturation
Connectez votre boîte Microsoft 365 ou Gmail et nous la configurons avec vous. Parlons-en
- 1 E-mail entrant
- 2 Comprendre et classer la demande
- 3 Répondre aux questions validées
- 4 Désigner et prévenir le bon membre de l’équipe
- 5 Suivre jusqu’à la clôture
Enregistrement
L’enregistrement, selon vos règles aussi
talkaCheckIn
L’enregistrement autonome sur votre propre iPad
Les patients s’enregistrent eux-mêmes et sont marqués arrivés dans votre logiciel de clinique. Activez les étapes que vous voulez :
- Les questions « Nouveau patient ? » et « Rendez-vous aujourd’hui ? » en premier
- Retrouve le patient par numéro de mobile et date de naissance
- Affiche une initiale et le nom de famille, jamais le nom complet
- Un contrôle de facturation : si les notes de votre logiciel de clinique signalent le patient, il est invité à passer d’abord à l’accueil
- La salle du médecin pour la journée sur l’écran d’arrivée
- Vérification de l’éligibilité Medicare et DVA via Tyro Health, mise en place une fois votre clinique connectée
- Un processus de bulk billing à l’enregistrement via Tyro Health
talkaCheckIn : votre parcours, vos règles
On active ou désactive une étape, on la monte ou on la descend, et chaque réponse peut continuer, renvoyer à l'accueil ou s'arrêter là. Vous l'organisez dans le portail et vous publiez ; le patient suivant le voit. Deux cliniques n'ont jamais le même parcours.
Parcours d’enregistrement
Harbourview Medical · Publié
Aucune IA
- 1 Question d’urgence Oui → message d’urgence
- 2 Nouveau patient ? Oui → accueil
- 3 Rendez-vous aujourd’hui ? Non → continuer
- 4 Trouver par numéro Medicare
- 5 Trouver par mobile + date de naissance
- 6 Confirmer l’identité
- 7 Heure du rendez-vous 15 min d’avance · 10 min de retard
- 8 Contrôle de facturation outstanding, owes
- 9 Enregistrement Toujours en dernier
Le parcours d'une clinique, de bout en bout
SMS
Des SMS qui évitent un appel
Quand l’IA prend un rendez-vous par téléphone, le patient reçoit un SMS de confirmation. Les nouveaux patients reçoivent aussi un lien vers votre formulaire d’inscription : leurs informations sont dans votre logiciel de clinique avant même leur arrivée.
- Les SMS partent uniquement vers le numéro d’où vient l’appel, jamais vers un numéro dicté au téléphone
- Des SMS de relance à un groupe de patients choisis dans votre logiciel de clinique, par ex. Best Practice : nous les mettons en place avec vous
Relais humain
Un relais qui garde le contexte
Quand un appelant a besoin d’une personne, l’IA transfère l’appel, et l’écran de l’accueil affiche qui appelle, pourquoi, et un résumé dès l’arrivée de l’appel. Si personne ne décroche, elle enregistre une demande de rappel qui arrive dans votre liste de Suivis avec les coordonnées de l’appelant et un résumé, pour que l’accueil sache exactement qui rappeler, et pourquoi.
- Une fiche d’appel sur l’écran de l’accueil : nom, numéro, motif et résumé
- Transfert vers un numéro ou un poste, avec tonalité de retour d’appel pendant la mise en relation
- Suivis par canal, Téléphone et Chat web, chacun avec son nombre de suivis en attente
- Un e-mail facultatif à l’accueil pour chaque nouveau suivi
Après la fermeture
Fermé pour la nuit, toujours à l’écoute
Hors horaires, talkaFlow répond toujours. Lorsqu’il ne peut pas traiter une demande, il consigne un suivi dans votre portail et envoie un résumé par e-mail à votre équipe, pour qu’elle puisse rappeler le lendemain.
Mise en route rapide
Nous vous mettons en ligne, puis nous continuons d’affiner
Vous ne le configurez pas seul. Nous le construisons avec vous selon le fonctionnement actuel de votre clinique, et il ne passe en ligne que lorsque vous le publiez.
- 1
Connecter
Votre logiciel de clinique (Best Practice via Halo Connect, ou Cliniko), votre ligne téléphonique (trunk SIP ou PBX comme 3CX, ou un numéro talkaFlow) et votre site web.
- 2
Configurer
Vos médecins, horaires, règles de réservation et circuits d’escalade.
- 3
Tester
Essayez-le vous-même, comme le ferait un patient.
- 4
Vérifier
Passez en revue les appels de test et le parcours avec votre équipe.
- 5
Publier
La publication peut être limitée aux membres de l’équipe de votre choix.
- 6
Mettre en ligne
Redirigez votre ligne vers lui, puis continuez d’affiner, ou revenez en arrière, au fil de l’évolution de votre clinique.
Tarifs
Un point d’entrée à bas coût pour une plateforme de processus de clinique entièrement intégrée
À partir de
A$99 /mois + GST
300 minutes incluses
Ce qui est inclus
- Un accueil IA anglophone sur votre ligne téléphonique, 24/7
- Connecté à votre logiciel de clinique
- Suivis, enregistrements d’appels, transcriptions et résumés dans votre portail
- Mis en place avec vous, selon votre clinique
Offre Starter, en dollars australiens, hors GST. Les accueils multilingues sont proposés dans les offres supérieures. Renseignez-vous sur l’enregistrement, les SMS et les cliniques multisites.
Montrez-nous comment fonctionne votre accueil. Nous vous montrerons quelle part peut en être automatisée.
Réservez une démo : nous passerons en revue vos appels, vos règles et vos systèmes, puis nous vous montrerons l’accueil IA réserver des rendez-vous dans un système de clinique de démonstration.